Een zakelijk e-mailadres maken

Wat je nodig hebt voor zakelijke e-mail

1. Een domeinnaam: yourcompany.com. Je registreert die één keer en verlengt hem elk jaar. Hij staat los van de e-maildienst, en je kunt hem houden als je je e-mail ergens anders onderbrengt.
2. Een e-maildienst voor dat domein: iets dat je mail opslaat en namens jou verstuurt. Dat kan webhosting met e-mail zijn, of een aparte e-mailprovider.
3. Een paar DNS-records die het internet vertellen waar je mail staat en dat je berichten echt van jou komen. De meeste diensten stellen ze voor je in of laten precies zien wat je moet toevoegen.

Opties voor een professioneel e-mailadres

Er zijn ook gratis opties: Zoho Mail heeft een gratis pakket voor maximaal vijf gebruikers, maar dat is alleen webmail, zonder IMAP, dus het werkt niet met de mailapp op je telefoon of met Outlook.

Een zakelijk e-mailadres maken in cPanel

Met cPanel-hosting heb je een nieuw adres binnen een minuut:

1. Open in cPanel Email Accounts en klik op Create.
2. Kies het domein (als je er meer dan één hebt), typ het deel vóór de @ (anna, sales, office) en stel een sterk wachtwoord in.
3. Stel de opslagruimte van de mailbox in, of laat de standaardwaarde staan, en klik op Create.

Kies de naam zorgvuldig: een adres kun je later niet hernoemen, alleen verwijderen en opnieuw aanmaken. Je kunt de nieuwe mailbox meteen in de browser lezen via webmail (cPanel gebruikt Roundcube) op yourdomain.com/webmail.

Koppel het aan je telefoon of Outlook

Naast elk adres in cPanel toont Connect Devices de exacte instellingen voor die mailbox, met automatische configuratie voor iPhone en Mac Mail. Voor Outlook, Gmail op Android of een andere app vul je ze handmatig in:

Gebruik IMAP, geen POP3. IMAP bewaart je mail op de server, zodat telefoon, laptop en webmail allemaal dezelfde inbox tonen; POP3 downloadt berichten naar één apparaat en verwijdert ze van de server.

Houd je mail uit de spam: SPF, DKIM en DMARC

Gmail, Outlook en anderen controleren drie DNS-records voordat ze mail van je domein vertrouwen:

• SPF somt de servers op die mail namens je domein mogen versturen. Een domein mag maar één SPF-record hebben: voeg je een tweede dienst toe, voeg ze dan samen tot één record.
• DKIM voegt een digitale handtekening toe aan elk bericht, zodat de ontvanger kan zien dat het niet is gewijzigd of vervalst.
• DMARC vertelt ontvangers wat ze moeten doen met mail die voor die controles zakt, en waar ze rapporten heen moeten sturen.

In cPanel toont Email Deliverability per domein de status van alle drie en kan het SPF en DKIM herstellen. DMARC wordt niet voor je aangemaakt: cPanel stelt een record voor dat je kunt installeren, of je voegt het zelf toe. Een veilig eerste DMARC-record houdt alleen toezicht:

Name:  _dmarc
Type:  TXT
Value: v=DMARC1; p=none; rua=mailto:[email protected]

Zodra de rapporten laten zien dat je echte mail slaagt, kun je p=none aanscherpen naar quarantine en later naar reject.

Zakelijke e-mail met HytHost-webhosting

Elk HytHost-webhostingpakket bevat e-mail op je eigen domein:

• Small bevat 10 e-mailaccounts; Start en de grotere pakketten bevatten onbeperkt accounts. Elke mailbox biedt tot 1 GB.
• Webmail, plus IMAP en SMTP voor de apps op je telefoon en computer.
• SpamAssassin filtert inkomende spam, en DKIM en SPF worden automatisch ingesteld voor je domein.
• Gratis SSL voor de website en de mailserver, automatisch verlengd.

Het domein staat los van het pakket: registreer een nieuw domein of verhuis er een bij het bestellen, of houd het domein dat je al hebt en laat het naar ons wijzen. Bouw je de website op hetzelfde pakket? Lees wat cPanel is en hoe je WordPress installeert.